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用友软件从五个方面帮助企业提升管理
来源:轩益科技    发布时间:2018-11-19

  作为财务业务一体化的用友财务管理软件,用友软件公司提供了主流的几款软件,有用友T3,用友T6,用友畅捷通T+,用友U8,用友NC等,不管是那款软件用友财务软件免费下载网站都觉得至少应该从如下五个方面帮助企业提升管理:

  (一)、职责的划分和权限的界定,做到各负其职,各尽其责

  把企业各个部门的职责,不同人员的权限,用制度化、规范化的方式落实到软件的设置中,那么每个人就只能在权限范围内进行软件操作。比如库房人员不能看到成本价格和销售价格,不同地区的业务员只能看到本地区客户的情况等等。

  (二)、对业务流程进行规范管理并加强管控

  每个企业都有自己的业务流程和业务控制点。在企业初创期,业务流程设计的原则是简单高效,控制点也不能很多。随着业务不断发展,部门和人员都在增加,那么有时为了高效,业务流程就会显得不规范,并且在手工处理方式下,要严格地加强业务控制点,就要费时费力,从而容易产生管理漏洞。

  借助信息化,就是要规范企业流程,加强管控。比如贵公司的业务基本上都是先款后货,不存在对客户的赊销。我们就可以设置客户没有信用额度(就像信用卡一样,没有提前消费的额度),在客户没有打款之前,软件是无法发货的。这就避免了手工处理方式下一张订单要层层确认才能流转下去,万一有天某个人请假了呢?

  再比如,咱们现在的流程是接到客户的订单后,财务确认已经打款了,库房确认有库存,才安排发货出库。那么该张订单的执行情况如何了,到底发了多少货,还有多少货没有发,如果我们的库存不够,是否已经安排了采购。这些信息在传统的excel表下是很难实时统计出来的。在用友财务管理软件中,这样的数据查询就变得很容易,并且是实时的、动态的。

  (三)、建立统一的信息化平台,共享数据,高效沟通

  在传统的模式下,经常出现这样的情形:

  比如,同样的商品,在业务员这里叫A1,在库房那里叫A2,业务员通知库房发货A1,库房发货A2给客户了。造成客户不满意。

  再比如,张三业务员问库房,现在A商品还有多少库存,库房告知,还有100个,于是张三下达了80个的订单;接着李四问库房同样的问题,库房仍是这样回答,于是李四也下达了80个的订单。那么库房中的100个货物究竟该发给哪个客户呢?

  造成以上的问题的根本原因,就是信息不共享。在手工处理方式下,各个部门是自己的单据和报表,各做各的,往往出现信息滞后和不统一的问题。

  用友企业管理软件是什么?就是一个平台,各个人员都在这个平台上按照自己的权限进行操作,数据的影响是相通的。有一个人统一维护商品信息(编码、名称、规则型号等),大家使用的是一套商品信息,不会出现发错货的情况;再比如上述的情形二:张三录入订单后,库房自然就看到库存的数量已经被占用了80个了,那么可用数量就只有20个了,李四再询问,就会说清楚。当然了,如果给予了业务员查询库存数量的权限,业务员自己都可以查询,不用再打电话到库房。

  以上这些作为信息化平台来说,是基本的功能。随着软件开发的不断深入,高效沟通现在被赋予了更深的含义----消息推送和预警机制。

  比如,录入订单后,系统会自动发送消息给审批人,审批人就可以及时高效地审批;我们发货了,可以发送消息给客户,让客户做好收货准备等等;采购的某个商品一个未到货,系统会发出预警,商品保质期快到了,也会发出预警等等。

  总之,使用信息化后,由"人找事"会变成"事找人"。

  (四)、财务加强对业务的监督,并对业务数据实时反馈,财务业务高效对账

  很多商贸型企业,都是重业务,轻财务,要么根本没有财务人员,要么财务业务分开。其实,财务作为企业经营数据的反应,在企业的运作中,应该是起到加强对业务的监督并对企业的经营数据进行分析,帮助领导做相关决策的。

  在很多商贸型企业,还往往发生这样的事情,因为财务和业务的记账时间点不同,比如某个客户打款5000元,月底发货2000元,业务看到的余额还有3000元;但是月底的发货没有体现在财务帐上,财务看到的余额还是5000元,造成对账不平。

  在用友企业管理软件中,数据是共享的,财务是要监督业务并及时反应业务变化的。一个对账单解决了企业与客户的对账,财务与业务的对账。

  (五)、报表的统计和分析

  对软件中报表的统计和分析功能,我们要从这几个方面来认识:

  首先,在用友软件中,所有的报表不是像excle表一样格式是随意设计的,数据是需要再手工填写的。报表是根据业务流程中涉及的单据,自动产生的。比如我们收到了加盟商的打款,按照业务流程,我们要录入一张收款单,录入完毕之后,在该加盟商的对账单上就自动显示了该收款记录;再比如,前台接到加盟商的订货要求,录入一张销售订单,则在订单统计表中就自动显示该订货信息了。

  其次,在用友软件实施过程中,用友软件呈现出来的报表数据能否与企业的要求一致或者贴近,取决于两个因素。一是软件本身的灵活程度;二是实施人员的能力,所谓"三分软件、七分实施"。但是,就算在这个两个条件都具备的情况下,软件中的报表能完全代替execl表吗,软件中的报表能够随意设置吗?我们不敢做这个保证。相信,凡是标准化的用友软件也都不敢这样保证。毕竟用友软件有自己的运行规则和逻辑关系,不是excel工具。所以,对于某些数据的统计,还要借助excel来实现。一个好的实施人员会用自己的专业性最大化地满足客户数据统计的需要。

  再次,对于用友软件的报表呈现,还要考虑"成本效益原则",或者成为"二八原则"。如前所述,报表数据来源业务流程中的单据。为了在报表中体现某些数据,把业务流程和单据设计的很复杂,花了八分的成本,得到了二分的收益,那么这种方案就是不可取的;我们要做的是什么呢?花费二分的成本,得到八分的收益。



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